Tips til Teams


Af Bettina Dion Petersen

Deltag i eller opret et team

Figur 1

Er du blevet en Teamshaj?
Så behøver du måske ikke at læse videre, men gør det alligevel, for det kunne jo være, at der er et af vores tips til Teams, du ikke har prøvet endnu.

Men er du på Teams uden rigtig at have haft brug for at sætte dig ind i funktionerne, før nu, så skal du helt klart læse videre og blive lidt klogere på nogle af funktionerne.

Der er flere gode grunde til at bruge Teams lidt mere, end du har gjort indtil nu. Du sparer tid ved f.eks. at holde virtuelle møder. Så skal du ikke bruge tid på transport (hvis det er en ting for dig), og der er rent faktisk en tendens til at møder, der bliver holdt virtuelt holder tiden eller ligefrem bliver færdige hurtigere end beregnet. Vupti, så har du mere tid til dit arbejde (eller vasketøjet).

Hvis du har en fleksibel arbejdsplads og kan veksle mellem at være på kontoret eller hjemme, er det et godt redskab. Fordi Teams er din direkte linje med dine kolleger. I kan arbejde sammen på dokumenter og du kan afholde webinarer eller virtuelle informationsmøder.

Lige under her vil vi forklare fem funktioner, som du kan bruge næste gang, du er på Teams.

Teams og kanaler – Hvad er det? Og hvad kan de?

I venstre side af dit Teamsvindue finder du en menu med forskellige funktioner, bl.a. opkald, chat og teams.

Teams er sådan set bare den samling af kolleger, du er en del af. Hvis du f.eks. både er en del af marketing og forsendelse, så har du de to teams tilgængelige. Du kan dog også bare have ét team tilgængeligt, som rummer alle medarbejdere i virksomheden.

For at oprette et nyt Team skal du i bunden af vinduet klikke på ”Deltag i eller opret et team”, hvorefter du klikker på ”Opret et team” (Se figur 1).

Når du skriver beskeder i Teams, vil alle, der er med i teamet kunne læse den. Derfor kan det være en fordel at oprette flere teams, med de specifikke kolleger, der hører til der. På den måde kan jeres kommunikation blive fokuseret med og til de rette personer.

Men, kunne du så ikke bare oprette flere teams, som kan bestå af de personer, du skriver med? Og hvad er egentlig formålet med kanaler?

Forskellen på de to kan koges ned til: Teams har fokus på personer, hvor kanaler er opgaveorienteret.

 
Tilføj kanal i Teams

Figur 2

Opret nyt dokument i Teams

Figur 3


Opret nyt møde i Teams

Figur 4

Tilføj kanal

Inde i de forskellige teams kan du oprette kanaler, som hver kan være defineret til et projekt.

Det gør du ved at klikke på ···, som er til højre for Teamsnavnet, herefter på ”Tilføj kanal” (Se figur 2), hvorefter du får mulighed for at navngive din kanal, beskrive den og vælge tilgængelighed.

Med kanaler kan du filtrere og specificere, hvilke personer fra teamet, der skal være med i samtalen, så det kun er dem, som er med i projektet, der får notifikationer om nye beskeder.

Både i kanaler og i Teams kan du oprette dokumenter, som I fælles kan arbejde sammen på.

Tilføj nyt dokument

Når du er inde på kanalen, kan du øverst se en menulinje. Her kan du klikke på ”ny” og derefter hvilken slags dokument du vil oprette (Se figur 3).

Nu er dokumentet oprettet, og du kan følge med i, hvornår det sidst er ændret og af hvem.

Kanaler kan gøres private, så det kun er dem, som er med i kanalen, der kan se indholdet, eller man kan have kanalen åben, så alle andre i teamet også kan tilgå indholdet.

Forskellen på teams og kanaler er lille, og måske har I slet ikke behov for at oprette flere af dem i jeres virksomhed, men de har deres funktion, når du har brug for at sortere dine kolleger i kasser.

Opret møde i Teams

Når du skal oprette et virtuelt møde i Teams, skal du gå ind i din kalender og oprette et nyt møde. Her kan du definere tidspunkt og emne, og invitere deltagere.

Når tidspunktet for mødet oprinder, klikker du på deltag, og herefter kan du beslutte om du vil have billede (video) på eller om det kun skal være lyd.

Når mødet er i gang, har du mulighed for at dele dokumenter og skrive noter. De dokumenter og noter, som I deler vil efterfølgende være at finde i chatten, hvor jeres møde vil være gemt.

Du har naturligvis også mulighed for at dele dit skrivebord, mens I har et møde. Det kan være en fordel, hvis du skal tegne og fortælle om et projekt.

Det gør du ved at klikke på ”firkant med pil op-symbolet” på din menulinje (Se figur 4).

 

Vis baggrundseffekter og start optagelse i Teams

Figur 5


Send ros med Teams

Figur 6

Få en anden baggrund i dit videomøde

Når du skal deltage i et videomøde, kan du få brug for at fjerne din baggrund, sådan at fokus er på dig, og ikke de ting du har i baggrunden.

Det kan du gøre ved at vælge ”vis baggrundseffekter” som du finder ved at klikke på ”flere handlinger · · · på din menulinje (Se figur 5).

Så får du et udvalg af baggrunde du kan bruge. Husk at klikke ”anvend” for at effekten træder i kraft.

Det er ikke de store grafiske lækkerier, der er på spil her, så du kan være lidt fluffy i kanten, men til gengæld kan man ikke se din rigtige baggrund.

Optag et møde i Teams

Nogle gange kan du få behov for at optage et møde. Det kan f.eks. være, hvis du har et teammedlem, der ikke kan nå at deltage, og har brug for den info som bliver delt på mødet.

For at optage et møde skal du gå til mødefunktionerne og vælge ”flere indstillinger · · · -> Start optagelse”, eller du kan klikke på optageknappen (den røde cirkel) i menufeltet, når mødet er i gang (Se figur 5).

Du kan stoppe optagelsen under ”flere indstillinger · · · eller ved at lægge på/stoppe samtalen.

Ved en videooptagelse, vil kun fire deltageres skærme være med i optagelsen, men alt lyd vil blive optaget.

Bagefter kan det tage lidt tid før optagelsen er klar til at blive vist, så vær tålmodig. Optagelsen bliver gemt på Microsoft Stream, og vil være tilgængelig der i syv dage. Hvis du vil gemme optagelsen i længere tid, skal du downloade den fra Microsoft Stream.

For at dele optagelsen med andre end mødedeltagerne skal du downloade optagelsen og derefter dele den.

Sig tak og send ros

Det kan ikke komme bag på mange, at ros er med til at skabe en positiv stemning, og ros skal ikke altid komme fra ledelsen. Samarbejdet mellem kolleger bliver ganske enkelt bedre og mere produktivt, hvis vi husker at rose hinanden og sige tak.

Du kan naturligvis bare sige tak til din kollega når I mødes ved kaffemaskinen, men er I samarbejdende på distancen, må I finde en anden måde at rose på.

Teams har en indbygget rosefunktion, hvor du kan sende et badge, der siger tak, roser din kollegas kreativitet eller fejrer gode lederegenskaber.

Lige under feltet ”Skriv en ny besked” har du flere forskellige muligheder (Se figur 6).

Bl.a. kan du markere med ”!” at din besked haster virkelig meget – du kan gøre sådan at din modtager får en notifikation om din besked hvert andet minut i 20 minutter, eller indtil du får svar (lad nu være med at misbruge det!).

Her finder du også et ikon, der med svage øjne ligner en luftballon, men formentlig skal være en medalje(?). Klik på den og du får et udvalg af ’badges’, som skal repræsentere den form for positivitet du vil sende videre. Her får du også lejlighed til at skrive en mindre tekst om, hvorfor det lige er, at du sender positive vibes til din kollega.

Når du kan bruge den håndfuld funktioner vi har præsenteret her, er du måske ikke blevet en regulær Teamshaj - endnu - men du er godt på vej.

Læs om, hvordan I kan få et godt samarbejde på distancen her

Bliv klogere på, hvilke to ting du skal huske når du arbejder hjemmefra her

Læs mere om Teams hos Microsoft her


 
 

Del dette indlæg