Få et godt samarbejde på distancen

Af Bettina Dion Petersen

Kan det overhovedet lade sig gøre at samarbejde godt og effektivt på distancen?


Det korte svar er ja. Men det kommer ikke af sig selv. I skal arbejde dagligt på at få et godt samarbejde, og det handler ikke kun om at beslutte, hvem der skal lave hvad og at overholde deadlines. Det handler meget mere om jeres kommunikation og sociale relationer. I denne artikel kan I læse det lidt længere svar.

De sociale relationer er vigtige

Det gode samarbejde er afhængig af gode relationer blandt kolleger, men hvis man ikke ses fysisk, kan det være vanskeligt at opretholde de gode relationer. Derfor kræver det en ekstra indsats af jer når I arbejder på distancen. Og det er ikke kun op til ledelsen, hvordan jeres samarbejde på distancen skal fungere. Nu skal du høre, hvad du selv kan gøre, for at få et distancesamarbejde til at fungere godt.

Start med strukturen
Planlæg, hvor og hvordan kommunikationen mellem jer skal foregå. Det er lige før jeg vil sige ned til sidste detalje. Fordi, I skal iværksætte en ny måde at samarbejde på, og når I ikke er vant til at det foregår på denne måde vil en oversigt og kalendernotifikationer give jer et overblik, så I ikke skal bruge energi på at huske, hvornår det nu er, at I skal det ene eller det andet.

Afstem mellem jer, hvilke medier der bliver brugt til, hvilken type kommunikation. F.eks. kan I vælge at bruge Teams til chat og videomøder og mails til uddybende info og vedhæftninger.

Er der nogle medarbejdere, der ikke har fået sat sig ind i Teams endnu, så sørg for, at de får undervisning. På den måde undgår I, at der opstår knas på den digitale line, når I skal tale sammen.

Skab klare retningslinjer for, hvordan det virtuelle samarbejde skal foregå. Hvordan og hvornår man kan kontakte hinanden – også uden for normal arbejdstid. Husk at inddrage alle medarbejdere når I laver guidelines, fordi det giver et tilhørsforhold og retningslinjer bliver lettere at huske når man selv har været med til at lave dem.

Det virtuelle møde

Skriftlig kommunikation kan meget let misforstås, fordi vi mangler at koble kropssprog og tonefald på konteksten. Vi har en tendens til at tillægge afsenderen nogle intentioner, som hun ofte ikke har. Derfor, når I skriver mails, så brug gerne nogle flere ord på at forklare emnet for at forebygge eventuelle misforståelser.

Det kan selvfølgelig også bare være lettere at have en videosamtale, så har I både syn og lyd med. Brug det endelig, når I har brug for at levere jeres information. Men det kan netop ikke altid lade sig gøre, og så er det dér I skal skrive den gode udpenslende mail.

Der er lige nogle gode ting at have med i baghånden, når I skal holde et planlagt virtuelt møde.

  • Først og fremmest, så overhold tiden I har afsat. Der er formentlig en af de andre, der er med til mødet, som har en bagkant.
  • Bed deltagerne om at levere forslag til dagsorden i god tid inden mødet, så der er tid til at prioritere emner, der skal med på det næste møde.
  • Sørg for at alle deltagere har en dagsorden inden mødet, så alle ved, hvilke emner I skal gennemgå. Begræns listen til max tre emner pr. møde. Det er med til at I kan nå at komme gennem alle emner.
  • Til sidst, så sørg for at afsætte lidt ekstra tid til, at deltagerne kan nå at sludre uformelt sammen, gerne inden mødet.

I kan fejre hinanden virtuelt


Opgradér den daglige kontakt

Når I skal arbejde sammen fra forskellige lokationer, skal I være meget mere skarpe på at have en daglig kontakt. Der skal være en form for social kontakt, for at opretholde sammenhængskraften mellem medarbejdere.

Det er ikke nok, at I har et teammøde hver eller hver anden dag. Sammenhængskraft kræver uformelle samtaler – de er vigtige. Undervurdér ikke, hvordan de små møder ved kaffemaskinen er med til at skabe social sammenhængskraft blandt medarbejderne.

Den uformelle kontakt skal også sættets i system – så I husker at bruge den. Start gerne i det små med at have daglige fælles chatsamtaler. Sig godmorgen, spørg til weekendens sysler eller gårsdagens tur med børnene. Sig tak for i dag.

Brug de videomuligheder I har, og hold kaffepause (og spis en kage sammen), mens I taler. I kan også spise frokost sammen eller have fredagsbar sammen.

Insistér på at have den uformelle kontakt, fordi den er med til at vedligeholde den sociale kontakt, som er så vigtig mellem kolleger.

.

Så lige for at opsummere – Skab struktur over jeres kommunikation, hav daglig kommunikation og pas på de sociale relationer.

Del dette indlæg

Print Friendly, PDF & Email